高校办公文件如何运用。为了给员工创造一个干净、整洁、舒适的工作场所和空间环境，保持设备良好的运行环境，提高设备运转率。促进公司特有的企业文化氛围，达到提高员工素养、公司整体形象和管理水平人目的。所以很多企业都在推行 ，当然高效办公文件管理也是一样的，所以在此，特推出高校办公文件如何运用 的实施方法。

办公室 的目的：

办公室5S包括多方面内容，文件管理是主要项目之一，文件5S活动的目的主要是为了提高办公事务效率、减少查找文件的时间，创建干净整洁的工作环境，同时也体现了公司整体管理水平的高低。衡量文件5S活动水准的一个重要指标就是找出文件所需的时间。

方法：

1、 －整理（Seiri）

整理的意思是将工作区的所有东西区分为“需要”和“不需要”，把“需要”的东西和“不需要”的东西分开，把“必要”的东西分开，把不需要的东西处理掉， 的目的是腾出空间，防止误用，营造整洁的办公环境。 在实际工作中，办公室经常会收到各种文件。如果不及时进行整理，文件就会堆积如山，文件丢失更严重。

发生这种情况时，我们需要做的第一件事就是对文件进行 分类。 分类的原则是区分“立即使用”、“暂时使用”、“长期不用”、“无需保存”， 这样分类有两个含义：第一个含义是处理不必要的文件，这可以腾出空间。第二个含义是根据优先级对需要保留的文档进行分类。

2、 －整顿（Seiton）

整顿的意思是将所需文件置于工作人员能够清楚理解和使用的状态，推行 即无需花时间查找状态即可直接使用。这样做的目的是让文件放置一目了然， 创建一个井井有条的办公环境。要完成整顿过程，需要满足以下三个要求：

① 要求是确定文件的位置。比如老师的考勤文件应该放在一楼的第一个文件柜。文件的位置已确定。

② 要求是将它们分类。例如，教师应将考勤放在第一个文件柜中，学生的考试文件应放在第二个文件柜中。这是分类安排。

③ 要求是识别文件。这个过程非常重要，识别的合理性直接影响文件批量管理的效率。如何识别文件？我们要了解鉴别的基本知识。文件标识可以使用单个数字、字母、文字或单词的组合来表达一定的含义作为文件的标识。 的目的是使用简单易懂的符号。标记目标文件的位置。

3、 －清扫（Seiso）

清扫的意思不只是打扫、清除，而是要经常清扫，保持文件整洁。重点是“经常”和“保持”。5S管清扫的目的是延续前两个“S”的结果。比如有新文件时，直接按照整理整顿的要求，该清除的清除，需要保存的赋予新文件一个 的标识将其放在规定的位置，并将标识的清单更新。这样办公室就不会出现文件积压，文件也不会被遗忘或丢失。

4、 －清洁（Seikeetsu）

清洁的意义在于将整理、整顿、清扫三个环节规范化、制度化。 清洁的目的是保持前三个“S”的成果，养成这些3S的工作习惯。试想一下，如果每六个月才整理一次文件，在实践中就没有意义了，文件又会堆积起来，失去前三个“S”的意义。“清洁”环节在以往的基础上提出了更高的要求。 目的是把“整理”、“整顿”、“清扫”作为良好的“习惯”，逐步形成文件管理的规范。“整理”和“整顿”是描述正确的工作方法，“清扫”是强调把好的工作方法变成好习惯。“清洁”的意思是坚持以良好的“习惯”为标准和制度去执行。

5、 －素养（Shit-suke）

素养的意思是每个人都按规定的要求执行。这是一个广泛的要求，要求每个人都遵守执行，让一个团队共同执行。如果其他人不维护现有的秩序，现有的管理成果将在短时间内丢失。靠个人的行为是不可能维持之前的“4S”的。只有集体维护才能维护整个办公室文件管理发挥真正的作用。

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